Это была многоуровневая и многофункциональная система, позволявшая Риму знать все обо всем и отовсюду, без излишних затрат времени и средств (дополнительные время и средства расходовались на дальнюю и трудную доставку сведений) контролировать развитие обстановки в мире и решать целый комплекс задач, вытекавших из геополитических интересов Ватикана, в том числе:

— выявление, изучение и по возможности нейтрализация внешних угроз папам Римским, Римской католической церкви и Папской области, исходивших от каких-либо государств;

— обеспечение пап Римских и курии достаточными информационными основаниями для формирования выгодного Ватикану политического курса и принятия политических решений по отношению к государствам и Церквам, а также корректировки (в случае необходимости) геополитических интересов;

— разведывательное проникновение в интересующие Ватикан государства, близкие и далекие заморские территории, Церкви, создание условий для экономического и политического проникновения. Образование и использование т. н. «опорных пунктов»;

— сбор разноплановой разведывательной информации в отношении интересующих Ватикан государств, территорий, Церквей и лиц;

— создание условий для организации и осуществления подрывных акций в отношении тех или иных государств, Церквей, лиц;

— подготовка и осуществление подрывных акций в отношении тех или иных государств, Церквей и лиц, включая войны, военно-политические конфликты, заговоры и государственные перевороты, оказание политического давления на неугодных монархов и глав Церквей; а также распространение католичества на канонических территориях других Церквей, в том числе путем направления миссий и эмиссаров, печатания и распространения католической, униатской и полемической литературы, приобретения и использования агентуры влияния и др. Именно папа Римский, как монарх государства Папская область и глава Римской католической церкви, определял геополитические интересы Ватикана. Интересы, которые концентрировались в церковно-религиозной и светской сферах. На их основе формировались стратегические и тактические цели и задачи разведывательной деятельности, определялись потребности Ватикана в разведывательной информации. В то время папа Римский являлся самым непосредственным участником разведывательного процесса. На одну ступень ниже стоял глава папского правительства — курии, государственный секретарь Ватикана. Собственно говоря, такое название этой должности появилось именно при папе Павле V. Непосредственным предшественником государственного секретаря являлся Ближайший или Великий секретарь. А еще до него коллегию апостолических секретарей, образованную в 1487 году папой Иннокентием VIII (1484–1492), возглавлял т. н. Домашний секретарь (sekretarius domesticus). Но как бы государственный секретарь ни назывался, именно через его руки проходили все архиважные, важные и менее важные документы, поступавшие в Ватикан со всех концов света, и затем, после анализа и оценки, докладывались с конкретными предложениями папе Римскому. Решения понтифика облекались в соответствующую нужную форму и по открытым или закрытым (тайным) каналам усилиями государственного секретаря доводились до заинтересованных лиц, от чужеземных монархов и церковно-религиозных деятелей до рядовых исполнителей, принимались необходимые меры по обеспечению выполнения принятых решений.