ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ И КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

Вместо того чтобы погрузиться во входящую документацию, лучше потратить некоторое время, от получаса до часа ежедневно, на обучение секретаря, чтобы он или она могли постепенно научиться работать как с входящей документацией, так и с корреспонденцией, которая в нашем списке значится под номером 5. Процесс обучения может занять недели и даже месяцы, но ваш секретарь или помощник станет по-настоящему ориентированным на результат, а не на методы.

Вы можете обучить секретаря просматривать всю корреспонденцию и входящие документы, анализировать их и самостоятельно принимать решения по части из них. Вопросы, с которыми он сам не может справиться, должны быть тщательно систематизированы, приоритизированы и переданы вам с рекомендациями или пометками для дальнейшей работы с ними. При таком подходе ваш секретарь или помощник сможет через пару месяцев обрабатывать 80–90 % входящих бумаг и корреспонденции – и часто даже лучше, чем вы могли бы это сделать сами, просто потому, что вы сосредоточены на возможностях квадранта II, а не погружены в проблемы квадранта I.

МЕНЕДЖЕР ПО ПРОДАЖАМ И ИТОГИ ПРОШЛОГО МЕСЯЦА

Возможный подход к этому пункту с позиций квадранта II заключается в том, чтобы проанализировать свои отношения с менеджером по продажам и существующее между вами соглашение об исполнении и выяснить, используется ли в них принцип квадранта II. В этом упражнении вы не найдете конкретных рекомендаций, что говорить менеджеру по продажам, однако благодаря ему вы можете к проблеме из квадранта I применить одновременно подход квадранта II (воздействие на хронический характер проблемы) и подход квадранта I, нацеленный на решение сиюминутных задач.

Возможно, вы могли бы научить секретаря решать подобные дела без своего участия, доводя до вас только ту информацию, которая должна согласовываться с вами. Это может потребовать определенной работы, относящейся к квадранту II, с менеджером по продажам и другими подчиненными, чтобы создать у них понимание: ваша главная функция – лидерство, а не управление. Так они наконец-то начнут осознавать, что смогут успешнее решать проблемы с секретарем, а не с вами, и предоставят вам возможность заниматься лидерством – делами из квадранта II.

Если вам кажется, что менеджер по продажам будет уязвлен необходимостью иметь дело с секретарем, нужно будет предварительно создать с ним такие взаимоотношения, чтобы у него постепенно сформировалось доверие к подходу квадранта II, требующему вашего обоюдного участия и более выгодного для вас обоих.